犯罪事実確認書は誰が見られる？情報管理規程と保存ルール｜こども性暴力防止法

犯罪事実確認書は誰でも見ていいわけではありません

犯罪事実確認書を取り扱う人は、必要最小限にするのが基本です。

例えば、法人代表、施設長、管理者、児発管、事務担当者がいたとしても、全員が犯罪事実確認の結果を見る必要があるわけではありません。

情報管理規程の公式ひな型でも、犯罪事実確認書の取扱者を必要最小限とすることが基本事項として示されています。

小規模な事業所であれば、代表者など責任者1人だけが確認する運用も考えられます。

一方、法人本部で複数人が採用や配置を管理している場合には、業務上必要な担当者だけに権限を付与する方法もあります。

Excelや紙に結果を転記する場合も注意

犯罪事実確認書そのものを保存しなくても、

「該当あり・なし」

「○・×」

など、犯罪事実確認の結果が分かる情報を別の表に残せば、その情報についても慎重な管理が必要になります。

特に必要がなければ、犯罪事実確認の結果をExcelや紙、人事ファイルなど複数の場所へ転記しない方が、管理はシンプルです。

情報を残す場所が増えるほど、誰が閲覧できるのか、いつまで保存するのか、どのように廃棄するのかといった管理も必要になります。

情報管理規程には3つのパターンがあります

こども家庭庁は、事業所の運用方法に合わせて3種類の情報管理規程のひな型を用意しています。

小規模事業所なら「外に保存しない」方法も検討

保育所や児発・放デイでは、代表者や管理者が採用、労務、行政手続まで兼務している事業所も多いと思います。

その場合、犯罪事実確認の結果をわざわざExcelや紙へ転記すると、その分だけ管理する情報や書類が増えてしまいます。

まず「本当に外部へ記録を残す必要があるのか」を考えたうえで、事業所に合った管理方法を決めるとよいでしょう。

施設長や管理者へ結果をそのまま伝えていい？

犯罪事実確認によって特定性犯罪事実が確認され、配置変更などが必要になることはあります。

ただし、その際にも関係のない職員まで、

「この人には性犯罪歴があります」

と共有する必要はありません。

必要な防止措置を講じるために必要な範囲で情報を取り扱い、犯罪事実確認の結果そのものを必要以上に広げないことが重要です。

例えば施設長に勤務配置の変更を指示する必要があったとしても、犯罪事実確認書の内容そのものまで共有する必要があるのかは、別に考える必要があります。

誰に、どこまで伝える必要があるのかを、その人の役割に応じて整理しておきましょう。

情報管理規程には何を書く？

情報管理規程では、例えば次のようなことを決めます。

• ✓ 誰を情報管理の責任者にするのか
• ✓ 誰が犯罪事実確認書を取り扱えるのか
• ✓ どこで確認・保存するのか
• ✓ 関係のない職員が閲覧できないようにする方法
• ✓ 情報漏えい等が起きた場合の報告ルート
• ✓ 記録を廃棄・消去する方法

法律上求められる情報管理措置には、組織的、人的、物理的、技術的な管理措置があります。

難しそうに見えますが、公式ひな型を基に、事業所の実際の体制へ合わせて整理していくことができます。

「こまもろう担当者」と「犯罪事実を見る人」は分けて考える

ここも実務では重要です。

こまもろうの申請手続を行う担当者と、犯罪事実確認書の結果を見る人が、必ずしも同じである必要はありません。

犯罪事実確認書の閲覧以外の申請業務は行政書士等へ依頼することもできますが、交付された犯罪事実確認書の閲覧については事業者が行います。

は分けて考え、あらかじめ決めておいた方が分かりやすいです。

施行前に決めておきたいこと

施行前には、少なくとも次の点を整理しておきましょう。

• ✓ 誰を情報管理の責任者にするか
• ✓ 犯罪事実確認書を誰が見るか
• ✓ こまもろう以外に結果を保存するか
• ✓ 3種類の情報管理規程のどれを基にするか
• ✓ 情報漏えい等が起きた場合に誰へ報告するか

特に、「誰が見るのか」と「システム外に保存するのか」を決めれば、どの情報管理規程を基にするのかもかなり絞れます。

公式ひな型を先に選ぶのではなく、まず実際の事業所でどのように管理するのかを決め、その運用に合ったひな型を選ぶと整理しやすいでしょう。